Entscheider erreichen: 6 Tipps wie Du die Sekretärin gewinnst

Zu Beginn meiner Berufstätigkeit als “Headhunter”, hatte ich zwei Probleme: Einen schwierigen Chef (er war hyperaktiv) und meine Angst vor Sekretärinnen. An der Sekretärin kam ich nämlich nicht “vorbei”, wenn ich eigentlich deren Chef sprechen wollte, um ihm einen neuen Job anzubieten.

Die Notlüge bei der Frage nach dem Grund meines Anrufs lautete: Das ist ein privater Anruf. Die Mitarbeiterin wollte natürlich meine Telefonnummer für einen Rückruf notieren…

Damit wir uns bei dem Rückruf nicht versehentlich mit dem Namen der Firma meldeten und die Lüge auffiel, existierten andersfarbige Telefone mit Privatanschlüssen. Mehr als einmal brachten meine Kollegen/innen und ich die Namen der Rückrufer durcheinander… Die Situation kannst Du Dir bestimmt vorstellen.

Um Dir diese Art von Erfahrung zu ersparen, habe ich einige (weniger komplizierte) Tipps für Dich.

1. Unterschätze niemals die Sekretärin

Hochschulabschluss, Jahresgehalt 70.000 €, Personalverantwortung
Einige Sekretärinnen/Assistentinnen passen auf diese Beschreibung. Es sind hochqualifizierte, gut ausgebildete Mitarbeiter/innen, die manchmal mehrere Sprachen sprechen, den Computer beherrschen und mitunter von anderen Führungskräften gefürchtet werden.

Ein Mangel an Respekt und schlechte Manieren sind eine Einbahnstraße. Mir fällt eine Vorstandssekretärin ein, die ich kannte: sie war ihrem Chef so wichtig, dass er ihr eine Auszubildende für die einfachen Arbeiten (Fotokopieren, Faxen, Briefe schreiben usw.) zur Seite stellte.

Worauf möchte ich hinaus? Die Geringschätzung oder Abwertung dieses Menschen, den ich früher oder später am Telefon spreche, führt in eine Sackgasse. Auch am Telefon ist eine negative Haltung zu spüren und entsprechend erfolglos wird das Telefonat.

Wenn ich der Sekretärin mit Wertschätzung entgegentrete, ist es leichter eine Beziehung herzustellen, die ich in meinem Sinne positiv beeinflussen kann. Eine ablehnende Haltung wird schnell erkannt und blockiert jeden Versuch, weiter zu kommen.

Der Begriff Sekretärin stammt vom Englischen Secret=Geheimnis ab.

Viele Führungskräfte, auch im Vertrieb und Verkauf, schätzen die Arbeit ihrer Sekretärin sehr. Sie plant seine Arbeitstage und managt den vollen Terminkalender, sie beeinflusst seine Meinung und weiß Details aus dem Privatleben. Nicht selten trifft sie eigene Entscheidungen und leitet Projekte in der Abteilung.

2. Nenne die Sekretärin beim Namen

Es ist hilfreich, sich schon an der Telefonzentrale den Namen der Sekretärin nennen zu lassen. Das Ansprechen eines Menschen mit seinem Namen signalisiert Respekt und Interesse (Aber Vorsicht vor Überdosierung!). Mehr noch; man  unterscheidet sich positiv von der Masse der meisten Anrufer, die sich diese Mühe bei der Sekretärin nicht machen.

Ein Beispiel: “Hallo Frau Mertens, Andrea Jülichs hier, bitte verbinden Sie mich mit Herrn Mustermann.”

Diese Begrüßung klingt, als ob man sich bereits persönlich kennt. Sie stellt ohne übertriebene Freundlichkeit eine Beziehung her und die Chance, mit dem potentiellen Kunden verbunden zu werden, steigt. Die Art der Formulierung, der Tonfall und eine entsprechend selbstverständliche Ausdrucksweise unterstützt diesen Eindruck.

3. Gewinne die Sekretärin als Helferin für Deinen Akquiseanruf

Die Aufgabe einer guten Sekretärin ist es, Anrufe zu filtern und Prioritäten für ihren Chef zu setzen. Je stärker die Arbeitsbelastung ihres Vorgesetzten ist, desto nachhaltiger ist ihre Filterwirkung. Verkaufsanrufe gehören ebenfalls dazu.

Es ist immens wichtig zu verstehen, dass sie ihren Job schlecht macht, wenn sie einen Anruf ohne Frage nach dem Grund oder der Dringlichkeit durchstellt. Schlimmstenfalls bekommt sie den Unmut ihres Chefs zu spüren. Die einzige Möglichkeit sie zu überzeugen ist, ihr einen Grund zu geben, sich für Dich einzusetzen.

Oberflächliche Schmeicheleien oder manipulative Verhaltensweisen erfüllen diesen Zweck nicht. Denke bei “Halbwahrheiten” immer daran, dass die Sekretärin ihren Chef häufig sehr gut kennt.

Die Namen der üblichen Privatanrufer sind ihr bekannt, so dass sie misstrauisch wird, wenn plötzlich ein neuer Name auftaucht. Wenn sie dann ihren Vorgesetzen von dem Anruf unterrichtet und der sagt: “Kenne ich nicht, kann nicht wichtig sein”, hat man keine Chance auf einen erneuten Versuch.

4. Sei immer ehrlich

Tatsache ist: es gibt keine Möglichkeit an einer erfahrenen Sekretärin/Assistentin vorbei zu kommen, wenn sie es nicht will. Jede erfahrene Kraft merkt, dass Dein Anruf der Telefonakquise dient.

Deshalb ist es wichtig, genau zu sagen, warum man anruft. Schildere ihr Dein Anliegen so, als wäre sie die mögliche Kundin. Beziehe sie in den Vorgang ein. Entweder, sie nennt Dir ihren Chef als richtige Bezugsperson, oder informiert Dich darüber, wer tatsächlich zuständig ist. Wenn Du Glück hast, wirst Du sogar von ihr verbunden, was den Anruf beim neuen Ansprechpartner erleichtern kann.

Ich habe schon oft wichtige Informationen von Sekretärinnen erhalten, die mir wertvolle Zeit erspart haben. Insbesondere, wann der richtige Zeitpunkt für einen erneuten Versuch ist oder warum tatsächlich ein weiterer Anruf vergeudete Zeit wäre, zum Beispiel:

• weil der Sohn des Firmeninhabers ein Trainingsunternehmen hat, mit dem man seit Jahren erfolgreich arbeitet,
• weil die Firma gerade Insolvenz angemeldet hat,
• weil der Ansprechpartner in wenigen Wochen in den Ruhestand geht und die Stelle neu besetzt wird,
• weil der Firmeninhaber verstorben ist (keine Erfindung!)
• weil sich der Ansprechpartner längere Zeit im Ausland aufhält etc.

5. Bitte um Hilfe und Unterstützung für Dein Verkaufsanliegen

Oftmals scheiter man bei dem Versuch, den potentiellen Neukunden zu erreichen. Meetings, Dienstreisen, Besprechungen… die tägliche Routine im Arbeitsleben erschwert, mit Deinem Anliegen durchzukommen.

Wenn bereits aufgrund der ersten positiven Anrufe eine vertrauensvolle telefonische Beziehung aufgebaut ist, dann bitte die Sekretärin einfach um Hilfe beim Erreichen des Ansprechpartners.

Meine Erfahrung mit Sekretärinnen hat gezeigt, dass sie einerseits ein eigenes Interesse daran hat, dass ihre Arbeit nicht permanent von einem unerledigten Anruf unterbrochen und gestört wird.

Andererseits ist es für sie – im Falle einer positiven Beziehung – ein Erfolgserlebnis die Verbindung aufgrund ihrer Unterstützung hergestellt zu haben.

Sie ist in der Lage, konkrete Hinweise zu geben, wann ein Anruf sinnvoll ist (Früh Morgens, spät Abends etc.). Es ist durchaus in Ordnung zu sagen:

“Hallo Frau Mertens, Andrea Jülichs noch einmal. Sie wissen ja, dass ich schon häufig versucht habe, Herrn Mustermann zu erreichen. Bitte geben Sie mir einen Tipp, wann ein günstiger Zeitpunkt ist.”

6. Wahrheit oder Lüge?

Bei all den Tipps kann es natürlich trotzdem sein, dass man es mit einer Sekretärin zu tun hat, die ein Telefonat mit dem gewünschten Käufer nicht ermöglichen möchte. Ob sie die Wahrheit sagt oder nicht, können wir nicht herausfinden. Auch wenn ich das Gefühl habe, sie blockt mich ab – was nützt es mir?

Schafft man es trotzdem mit einer List beim Chef zu landen, kann es immer noch sein, dass die Sekretärin Einfluss auf die Auswahl des Lieferanten nimmt. Wenn sie manipulative und unhöfliche Verhaltensweisen erfahren hat, wird sie sich deutlich gegen den Anbieter aussprechen.

Sinnvoller ist es, bei Widerstand und Ablehnung der Assistentin sich einen anderen Ansprechpartner im Haus zu suchen und dort sein Glück zu versuchen oder man streicht den Kunden ganz von der Liste.

Ich hoffe, diese Tipps erleichtern die Kommunikation mit den Sekretärinnen und bringen generell etwas mehr Verständnis für die Situation beim Kunden. Mehr Tipps, z. B. wie Du ein gutes Angebot für die Telefonakquise formulieren kannst, findest Du in unserem Gratis-PDF “5 Schritte zur erfolgreichen Telefonakquise” (hier klicken!)

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