Der Nutzen guter To-Do-Listen für den Verkauf

Viele Menschen arbeiten mit einer To-Do Liste. Wichtiges, was wir erledigen müssen, wird notiert und nach Abarbeitung gestrichen. Der positive Effekt liegt auf der Hand – die Aufgaben geraten weniger in Vergessenheit und mahnen zur Erledigung.

Als mir eine Freundin jedoch gestand, dass sie manchmal nachträglich etwas auf ihrer Liste notiert, was sie bereits erledigt aber vergessen hatte aufzuschreiben, habe ich mir meine eigenen Gedanken gemacht, welche sinnvollen Tipps es für die Erstellung wirklich hilfreicher To-Do Listen gibt.

Hier sind meine Vorschläge zur Unterstützung:

Was soll die Liste aussagen?

Die Erstellung einer Aufgabenliste dient der Selbstorganisation. Je nachdem, ob man lediglich Aufgaben notiert, ihnen Prioritäten und Zeitaufwand zuweist oder sie mit Projekten bzw. Zielen in Verbindung bringt, gewinnt die Liste an Komplexität.

Die einfachste Liste enthält – vergleichbar einer Einkaufsliste – lediglich eine Spalte. Bei der Gewichtung der Prioritäten (z.B. A, B oder C Aufgaben), dem geschätzten Zeitaufwand bzw. Abgabetermin, füge ich jeweils Spalten zur näheren Beschreibung hinzu.

Angebote, Kundentelefonate oder Reklamationen von Käufern haben automatisch eine höhere Priorität als die Ablage oder ähnliche Aufgaben.

Welche Art von Liste ist hilfreich?

Die Möglichkeiten, eine Liste zu erstellen, sind vielfältig: angefangen von einer einfachen handschriftlichen Liste (Vorsicht: Zettelwirtschaft), über ein separates Ringbuch (Block o.ä.) bis hin zu vorgefertigten Listen im Internet oder spezieller Software für sehr komplexe Listen.

Meine Erfahrung im Laufe einiger Jahre Berufstätigkeit: eine handschriftlich erstellte Liste lässt mich schneller, genauer und flexibler sein. Zudem habe ich schon einen ersten “Merkeffekt”, denn was ich mir notiere, prägt sich auch besser ein. Der Motivationseffekt, wenn ich Aufgaben streichen kann, scheint bei mir auch nachhaltiger zu wirken.

Komplexe Aufgaben in Teilaufgaben zerlegen

Um einen besseren Überblick über den zeitlichen Aufwand zu haben, empfiehlt es sich, aufwendige oder schwierige Aufgaben in kleinere Einheiten zu zerlegen. Nach dieser “Salami” Taktik lassen sich große und komplexe Aufgaben leichter bewältigen, wenn man sie in Teilaufgaben zerlegt und diese dann löst, als das Problem als Ganzes (und Unlösbares) zu betrachten.

Wieviel Zeit steht für die Aufgaben zur Verfügung?

Wenn die Tätigkeiten mit einem geschätzten Zeitaufwand versehen werden, hat das einen 3-fachen Effekt:

• Ich weiß, wie viel Zeit von meinem Arbeitstag übrig bleibt
• Ich kann Über- oder Unterbelastung vermeiden
• Ich erlange Übung im Zeitmanagement

Nach dem parkinsonschen Gesetz (Cyril Northcote Parkinson, Soziologe) benötigen Tätigkeiten häufig genau die Zeit, die man ihnen zuweist:

“Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht – und nicht in dem Maß, wie komplex sie tatsächlich ist. (Work expands (so as) to fill the time available for its completion.)” (Quelle: Wikipedia)

Die Kunst besteht also darin, den Zeitaufwand gleichermaßen knapp wie realistisch einzuschätzen.

Welche Prioritäten haben die Tätigkeiten auf der Liste?

Um Aufgaben Prioritäten zuzuweisen, kann man sich unterschiedlicher Vorgehensweisen bedienen.
Die ABC Analyse:

• A = sehr wichtig, hohe Priorität
• B = mittlere Priorität
• C = geringe Priorität.

Das Eisenhower Prinzip:

Aufgaben werden anhand der Kriterien wichtig/unwichtig und dringend/nicht dringend in vier Quadranten verteilt. Daraus ergeben sich vier Arten von Aufgaben:

• Wichtige/dringende Aufgaben: sofort selbst erledigen
• Wichtige/nicht dringende Aufgaben: exakt terminieren + persönlich erledigen
• Nicht wichtige/dringende Aufgaben: an Mitarbeiter delegieren
• Nicht wichtige/nicht dringende Aufgaben: nicht bearbeiten – Papierkorb!

Das Pareto Prinzip

In 20 % der zur Verfügung stehenden Zeit können 80 % der Aufgaben erledigt werden. Die restlichen 20 % der Aufgaben benötigen 80 % der zur Verfügung stehenden Zeit.

Sichtbarkeit der Liste

Eine Liste, die nach Büroschluss irgendwo wieder auftaucht, wenn man müde und fast schon auf dem Weg nach Hause ist, nützt nicht viel. Ich habe gute Erfahrungen mit einem großen Whiteboard gemacht, auf dem die wichtigsten To-Do´s des Tages standen und für mich sichtbar waren.

Das funktioniert natürlich auch mit separaten Blocks oder einer Pinwand, auf die man seine Liste piekt. Der Phantasie sind keine Grenzen gesetzt – Hauptsache man unterstützt seinen individuellen Arbeitsstil.

Die ALPEN Methode nach Lothar Seiwert

A: Aufgaben aufschreiben. Aufgaben, Aktivitäten und Termine werden in einen Tagesplan eingetragen.

L: Länge einschätzen. Man schätzt die voraussichtlich benötigte Zeit für jede Aufgabe ein.

P: Pufferzeit. Man sollte maximal 60 % der täglichen Arbeitszeit verplanen. Der Rest bleibt für Unvorhergesehenes reserviert.

E: Entscheidungen. Durch Prioritätensetzen, Kürzen und Delegieren wird der Umfang der Arbeiten beschränkt.

N: Nachkontrolle. Am Ende des Tages erstellt man eine Statistik über geplante und tatsächlich erledigte Arbeiten. Unerledigtes wird auf den nächsten Tag übertragen.

Lernen, “Nein” zu sagen

Nicht zuletzt lebt jede Planung oder Organisationsmethode davon, ob sie auch genutzt wird. Dazu gehört etwas Disziplin und Gewöhnung, die nach einer gewissen Gewöhnungsphase auch eintreten kann.

Wichtig ist aber auch, dass man den alltäglichen Verführungen gegenüber lernt, “Nein” zu sagen. Das kann die supernette Kollegin sein, die so gern über ihre Familie erzählt, das kann die eigene Lust am Surfen im Internet sein… Zeitfresser lauern überall.

Jede Systematik sollte sich immer den Bedürfnissen des Menschen unterordnen, der sie nutzt. An manchen Tagen klappt ein Zeitplan perfekt, an anderen Tagen geht gar nichts. Das ist nun einmal so.

Wichtig ist es, dabei zu bleiben, denn es geht nur um eine Hilfestellung, die man sich selbst schafft – nicht um eine Zwangsjacke, die ein schlechtes Gewissen macht. Die Kinder, der Chef, der Schnupfen oder die Schmetterlinge im Bauch… all das funkt durch unsere Pläne und macht unser Leben so wunderbar aufregend. Und manchmal werden wir umso effizienter, je weniger Zeit wir haben.

Gerade im Verkauf sind die Aufgaben vielfältig, unterschiedlich und haben individuelle Prioritäten. Um den Überblick zu behalten und seine eigene Zeit im Griff zu haben, helfen diese Techniken enorm. Man muss sie nur anwenden…

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