Wie findet man gute Adressen für die Telefonakquise?

Ich habe vor Jahren meine Berufslaufbahn als Headhunter begonnen. Eine der wichtigsten Aufgaben dabei ist der Research. Das bedeutet, dass ich zielsicher genau die Mitarbeiter in einem Unternehmen identifizieren kann (Namen und weitere Informationen herausfinde), die zum jeweiligen Jobangebot passen. Klingt einfach?

Das ist es ganz und gar nicht, denn viele Faktoren spielen bei einer professionellen Recherche eine Rolle. Wer diese nicht beachtet, kann leicht Hunderte von potentiellen Kandidaten anrufen, ohne Erfolg zu haben. Das Projekt wäre gescheitert, der Kunde sauer, der Mitarbeiter frustriert.

Was hat das aber mit dem Cold Calling oder der Kundenakquisition allgemein zu tun?

Schlechte Adressen liefern schlechte Ergebnisse und demotivieren Mitarbeiter!

Viele Firmen legen zu recht Wert darauf, ihre Mitarbeiter für Telefonmarketing-Aktivitäten zu schulen. Häufig fragen sich eben diese Mitarbeiter nach dem Training: “Wo bekomme ich jetzt meine Ansprechpartner her?” Die Antworten darauf beginnen beim Kauf von Adressen und enden (manchmal) beim Aufschlagen eines Telefonbuchs.

Zuweilen funktioniert eine dieser Möglichkeiten und bringt Verkaufserfolge. Häufig verläuft die geplante Telefonakquise jedoch im Sand, weil die Schwierigkeit der Adressbeschaffung zu teuer oder zu unüberwindlich scheint. Deshalb hier einige wichtige Grundlagen für die Adressbeschaffung:

Was sind die richtigen Zielfirmen für meine Telefonakquise?

Um herauszufinden, welche Art von Firma das Produkt bzw. die Dienstleistung benötigen, sollte man sich folgende Fragen stellen:

• Welches Problem kann mein Produkt/Dienstleistung lösen?
• In welcher Situation (am Markt) befindet sich das Unternehmen, dass mein Produkt/DL benötigt?
• Woran kann ich erkennen, dass mein Produkt/DL benötigt wird?
• Gibt es eine kritische Größe (Mitarbeiteranzahl, Umsatz, Anzahl der Niederlassungen o.ä.) oder Wachstum der Firma?

Diese und ähnliche Fragen helfen, eine generelle Aussage über die zutreffende Branche, Größe und Struktur, sogar geographische Lage eines potentiellen neuen Kunden zu treffen. Sehr hilfreich für die richtigen Antworten kann eine Analyse der bestehenden Kunden sein.

Wie wird eine umfassende Zielfirmenliste erstellt?

Es existieren Nachschlagwerke auf CD-ROM oder in Buchform, die es ermöglichen Branchenrecherchen vorzunehmen. Es ist möglich, anhand von Branchenschlüsseln die Firmen herauszufinden, auf die meine Kriterien zutreffen.

Solche Firmen bieten teilweise branchenspezifische Nachschlagewerke an, etwa für Banken etc. Es gilt genau zu prüfen, welche der vielen Standardwerke für mein Anliegen geeignet ist. Diese Quellen sind nicht ganz billig, können jedoch für einen längeren Zeitraum genutzt werden. Das ist ein Vorteil gegenüber gekauften Adressen, ist aber natürlich auch zeitaufwendiger.

Wie findet man den richtigen Ansprechpartner heraus?

Um den geeigneten Ansprechpartner, also den potentiellen Kunden herauszufinden, ist es sinnvoll, sich folgende Fragen zu stellen:

• In welcher Abteilung sitzt mein Ansprechpartner?
• Welche Funktion hat mein Ansprechpartner?
• Welchen Verantwortungsbereich hat er?
• Wie nennt sich der Titel der Funktion genau, gibt es verschiedene Ausdrücke für die Funktion?

Viele Menschen neigen dazu, sofort “den Chef” anrufen zu wollen. Im Kundenauftrag habe ich das schon sehr häufig gern erfüllt, durfte aber genau so häufig vom Chef selbst hören, dass er nicht zuständig sei. Es ist eine irrige Meinung zu glauben, dass man damit immer an der richtigen Stelle sei.

Im Gegenteil, es dauert viel länger, die wirklich relevanten Informationen zu erhalten (wenn das Unternehmen eine bestimmte Größe überschreitet).

Bereiche wie Marketing oder Einkauf sind leicht herauszufinden. Teilweise sind diese Funktionen – ähnlich wie Geschäftsführer oder Vorstand – ebenfalls in den Nachschlagewerken verzeichnet. Wenn das Anliegen jedoch spezieller ist und man nicht genau weiß, wer zuständig ist, hilft nur Nachfragen.

Wo im Unternehmen wird mir der richtige Ansprechpartner genannt?

Eine wichtige und von mir geschätzte Stelle ist die der Assistentin bzw. Sekretärin. Die Assistentin kann fast immer wertvolle und kompetente Auskünfte geben, die weiterhelfen. Sie das Anliegen entweder weiterleiten, oder den Ansprechpartner nennen. Chef-Sekretärinnen arbeiten eng mit ihrem Vorgesetzen zusammen und wissen über Vorgänge im Hause bestens Bescheid.

Manchmal ist es bereits an der Telefonzentrale selbst sinnvoll, die Frage nach der Zuständigkeit zu stellen. Wenn die Funktionen im Unternehmen eindeutig abgebildet sind, wie z.B. “der Online Redakteur”, kann man bereits hier einen Namen herausfinden.

Eine weitere Möglichkeit bietet die Abteilung, in der man den Ansprechpartner vermutet. Wer sich von der Zentrale z.B. lediglich in die Marketingabteilung durchstellen lässt, kann sich dort nach weiteren Spezialisierungen und den konkreten Namen durchfragen.

Was tun, wenn man keine Namen von Ansprechpersonen erhält?

Erst einmal weitermachen mit dem nächsten Unternehmen. Es hat keinen Sinn und ist zutiefst frustrierend, wenn man sich an diesem Punkt der Recherche “festbeißt”. Mitunter existieren Firmen, in denen es absolute Politik ist, keine Namen herauszugeben. Die Mitarbeiter dürfen es gar nicht.

Oft ist es besser, zu einem späteren Zeitpunkt nochmals anzurufen (auch Zentralen haben Ferien etc.) oder auf andere Wege der Recherche auszuweichen. Dasselbe gilt für die Durchwahl. Im Laufe der vergangenen Jahre ist es schwieriger geworden, Namen und direkte Telefonnummern zu erhalten, weil die Mitarbeiter durch “arbeitsfremde” Anrufe extrem stark belastet worden sind. Ähnlich wie eine Spamflut auf Unternehmen einprasselt, passiert das auch über das Telefon.

Welche anderen Recherchemöglichkeiten existieren noch?

Im Internet existieren für die unterschiedlichsten Branchen und Fragestellungen Portale, Informationsbörsen, Chatrooms etc. Wenn man hier kreative Eingaben macht, dann liefern die Suchmaschinen häufig sehr überraschende Ergebnisse.

Zeitschriften, Zeitungen, Journale etc., spezialisiert auf die gefragte Thematik, bieten ebenfalls gute und häufig neue Informationen zu den gesuchten Themen. Auch hier kann man bei den meisten auf das Internet zurückgreifen.

Social Networks (wie z.B. Xing) werden mittlerweile für die unterschiedlichsten Bedürfnisse genutzt: ob die Auftragsgenerierung, die Jobsuche, der allgemeine Austausch. Die entsprechenden Seiten bieten genügend Freiraum zur Informationssuche und zum Informationsaustausch.

Wie viele Adressen benötigt man für ein Telefonmarketing Projekt?

Es hat sich als sinnvoll herausgestellt, nicht die komplette Zielfirmenliste zur Recherche der Ansprechpartner abzutelefonieren, da sich schnell Fehler einschleichen können. Besser ist es, blockweise immer 10 bis 20 Namen von Ansprechpartnern zu recherchieren und diese dann anzurufen. An dieser Stelle ist noch eine Korrektur bei der Suche nach dem richtigen Namen ohne größeren Zeitverlust möglich.

Ich lassse mich sofort verbinden, wenn der Ansprechpartner erreichbar ist. So kann ich jeweils abgleichen, ob ich noch auf der richtigen Spur bin. Um eine Aussage über Marktgegebenheiten treffen zu können, ist es sinnvoll mit mindestens 200 Adressen zu arbeiten. Einerseits sind immer eine Reihe von Ansprechpartnern kaum oder nicht erreichbar (Dienstreise, Urlaub, Krankheit…).

Andererseits kann man erst dann eine Aussage über den Sinn einer speziellen Telefonaktion machen, wenn man auch eine entsprechende Anzahl von Meinungen gesammelt hat. Die Aussagen der Menschen, mit denen man gesprochen hat, bilden eine wichtige Grundlage für Art und Umfang weiterer Marketing- und Werbemaßnahmen.

Zusammenfassend kann man sagen, dass vollständige Listen, in denen Name der Firma, Name des Ansprechpartners, Telefonnummer, Durchwahl, der Kontaktperson, Homepage usw. mir eine größere Motivation für das Telefonieren bieten.

Diese Listen führen mich ohne größere Reibungsverluste durch meine Aufgabe, weil ich mich nicht über fehlende Angaben ärgern muss, oder sie mich aus meinem Konzept bringen. Eine gute Liste kann man über einen langen Zeitraum immer wieder nutzen, um zukünftigen Kunden immer wieder neue Angebote für das Produkt bzw. die Dienstleistung vorzustellen. Und das ist die Basis des Erfolges für den Verkauf und die gesamte Telefonakquise-Aktivität.

Bild: © Microsoft

 

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