Weniger Stress, mehr Zeit – 50 Tipps für den Büroalltag

Das Telefon klingelt, der Kollege nervt, der Chef drängt mit den Quartalszahlen – und es nimmt kein Ende. Dabei hatten Sie vor kurzem erst Urlaub und die nächsten freien Tage scheinen noch “Ewigkeiten” weit weg. Sie sind überlastet.

Und wenn Sie sich überlastet fühlen, wird es Zeit, sich zu entlasten. Wo können Sie “Freiheiten” in Ihren Alltag einbauen? An welcher Stelle ist es möglich einfach mal “die Selle baumeln zu lassen”?

Falls Sie jetzt sagen: “Das geht gar nicht.” Ãœberlegen Sie noch einmal. Wie viel schneller, engagierter und fitter gehen Sie wieder an die Arbeit, wenn Sie Ihre inneren Batterien aufgeladen haben? Können Sie es sich wirklich leisten, keine Pause zu machen?

• Wie wäre es mit einem Spaziergang in der Mittagspause? Statt Kantinenessen ein Sandwich mit Salat mitnehmen und mit der Kollegin in den nächsten Park gehen.
• Nach der Arbeit in das neue Fitnessstudio oder die Sauna um die Ecke gehen? Vielleicht kommt Ihr Liebster/Ihre Liebste ja mit und der Abend ist entspannter, als vor dem Fernseher.
• Oder – ein Termin bei der Kosmetikerin – auch für Männer Luxus und Entspannung pur.
• Mal wieder spontan schick Essen gehen in einem Restaurant, in dem Sie noch nie waren, ins Kino, am Wochenende wandern, in den Zoo, ins Wellenbad…die Möglichkeiten sind endlos.

Hier sind noch mehr schnelle Ideen und Tipps, wie Sie kurzfristig ein paar Zeitpolster gewinnen können – und langfristig mehr Gelassenheit und Spaß:

1. Rufen Sie E-Mails, Feeds und sonstige Informationen nur ein bis zweimal täglich ab – so werden Sie weniger abgelenkt
2. Organisieren Sie Ihre E-Mail Inbox mit Ordnern und Kategorien
3. Lesen Sie nur die Informationen und News, die für Sie persönlich wirklich wichtig sind und Sie weiterbringen
4. Speed Reading hilft lange und viele Texte schnell zu erfassen
5. Mut zur Lücke – niemand kann immer perfekt informiert sein
6. Erledigen Sie nur wichtige Tätigkeiten
7. Nutzen Sie konsequent To-Do Listen – und halten Sie sich daran
8. Setzen Sie Prioritäten für Ihre Aufgaben
9. Setzen Sie bei wichtigen Aufgaben Zeitfenster Рlegen Sie fest, wie lange Sie ben̦tigen werden
10. Verplanen Sie niemals einen ganzen Tag, setzen Sie freie Zeit ein für ungeplantes
11. Planen Sie genaue Zeiten für Besprechungen ein, anstatt “open end” Veranstaltungen, die wenig Ergebnisse liefern
12. Lernen Sie höflich “Nein” zu sagen zu sinnlosen Anfragen
13. Vergeuden Sie keine Zeit für sozialen “Kaffeeklatsch” während Ihrer Kernarbeitszeit
14. Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Aufgaben zuerst
15. Lernen Sie von sehr fokussierten Kollegen, Sie können Ihnen wichtige Tipps geben, wie Sie das Beste aus Ihrer Zeit machen
16. Organisieren Sie Ihren Arbeitsplatz sinnvoll
17. Setzen Sie Zeiten fest, in denen Sie Telefonate und wichtige Arbeit ungestört erledigen können
18. Setzen Sie in diesen Arbeitszeiten Ihre Voice Mail ein und hören Sie diese nach festgelegten Zeiten ab
19. Bestimmen Sie Deadlines mit Ihren Mitarbeitern
20. Delegieren Sie Arbeit an Mitarbeiter und geben Sie vorher alle wichtigen Informationen an diese weiter
21. Qualifizieren Sie Kundenkontakte und arbeiten Sie zunächst mit den Erfolg versprechendsten
22. Versenden Sie keine Unterlagen ohne Folgeaktivitäten zu klären
23. Verabschieden Sie sich von den “Forecast Leichen”, den Kontakten, die mit hoher Wahrscheinlichkeit nie bei Ihnen kaufen werden
24. Erledigen Sie erst die wichtigen Aufgaben, dann die einfachen
25. Setzen Sie sich täglich erreichbare Ziele und planen Sie die Umsetzung konkret
26. Setzen Sie unterschiedlich große Ziele
27. Schauen Sie sich alte Ziele an und wertschätzen Sie das Erreichen
28. Nutzen Sie den Motivationsschub, wenn Sie Ziele erreicht haben zur Planung neuer Ziele
29. Bereiten Sie sich kurz und knapp vor, recherchieren Sie die wichtigsten Informationen vor einem Gespräch – nicht zu viel!
30. Arbeiten Sie täglich an den wichtigen Aufgaben
31. An schlechten Tagen die Minimalregel nutzen: nur 5 Anrufe, Sie werden staunen, wie viele Sie (häufig) mehr machen
32. Passen Sie Ihren Verkaufszyklus an den Kaufzyklus Ihrer Kunden an
33. Etablieren Sie ein Morgenritual mit den wichtigsten Tätigkeiten und einem regelmäßigen Ablau
34. Nutzen Sie ätherische Öle, welche die Konzentration fördern (Limette, Grapefruit etc.)
35. Richten Sie Ihr Büro effizient ein
36. Nutzen Sie kurze Auszeiten: tiefe Atemzüge am geöffneten Fenster, der Blick aufs Urlaubsphoto
37. Planen Sie Ihre Mahlzeiten – ein knurrender Magen arbeitet schnell unkonzentriert
38. Ausreichendes Trinken (Wasser, Tee etc.) steigert die Konzentrationsfähigkeit und vermeidet Kopfschmerzen
39. Nehmen Sie Obst und Gemüse mit auf die Dienstreise oder ins Büro, Bananen liefern schnell Energie
40. Finden Sie persönliche Taktiken, um schnell über ein frustrierendes Kundengespräch hinwegzukommen
41. Wenn Sie mit einer Aufgabe oder den Telefonaten nicht weiterkommen nutzen Sie die 15 Minuten Regel: 15 Minuten noch “dranhängen” bevor Sie etwas anderes tun
42. Fangen Sie einfach an! Nicht jedes Gespräch mit einem Kunden muss perfekt sein und in einem Auftrag münden
43. Planen Sie täglich etwas, auf das Sie sich freuen
44. Malen Sie geistige “Zielbilder” – wie sieht es aus, wie fühlt es sich an, ein (oder das) Ziel erreicht zu haben
45. Nutzen Sie Mentalpower: Denken Sie an kraftvolle und motivierende Dinge ihrem Leben
46. Unterteilen Sie große Ziele in kleine und erreichbare Teilziele
47. Fragen Sie sich: Was sind meine Ziele, wie kann ich sie erreichen, was sind die einzelnen Schritte auf dem Weg dahin?
48. Finden Sie heraus, was Ihnen persönlich gut tut und tun Sie es regelmäßig
49. Betrachten Sie eine Herausforderung aus ungew̦hnlichen Perspektiven Рdie neue Sichtweise bietet neue L̦sungen
50. Sie sind Ihre größte und wichtigste Ressource – behandeln Sie sich auch so!

 

Foto: © Microsoft ClipArt

 

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